MEDYA İLE İLİŞKİLER;

Bir örgüt ve onun faaliyetleri ile ilgili medya bölümü arasındaki iletişim yapısı olarak tanımlanabilir..
Ayrıca bu bölüm iyi medya ilişkileri oluşturulmasında bazı yapılması ve yapılmaması gerekenleri ortaya koymaktadır. Bu bölüm;

• Medya ile uzaktan(dolaylı)ilişkiler kurma,
• Medya ile direkt ilişkiler kurma,
• Medya ile reaktif ilişkiler kurma,
• Medyayı mercek altına alma,
• Yapılması ve yapılmaması gerekenleri kapsamaktadır.

MEDYA İLE İLİŞKİLERE NASIL YAKLAŞMALI

MEDYA İLE DOLAYLI İLİŞKİLER

Uzaktan (dolaylı) sözüyle anlatılan gazetecilerle planlı ve kontrollü bir şekilde nasıl ilişki kurulacağıdır. Bu çok sayıda gazeteciye bilgi aktarabilme tekniklerinin kullanımını gerektirmektedir. Bazı durumlarda bu,sağlanan bilgi yayınlanmış olsa bile henüz gazeteci ile direkt konuşmadan gerçekleştirilebilir.Bu teknikler;
• Medya(basın bildirilerini
• Basın bültenlerini,
• Sponsorlu radyo kayıtlarını,
• Video haberleri bültenlerini,
• Fotoğrafları içermektedir.
• Ayrıca bu bölüm bilgiyi dağıtma araçlarınıda incelemektedir.

MEDYA İLE DİREKT İLİŞKİLER

Bu bölümde medya ile direkt ilişkilerin nasıl,neden ve ne zaman gerçekleştirilmesi gerektiği ele alınmaktadır. Ayrıca;

• Basın konferansları,
• Basın resepsiyonları ve yemekleri,
• Röpörtajlar ve brifingleri,
• Basın gezileri ve ziyaretleri,
• Endüstri background'u,
• Fotoğraf çekimlerini içermektedir.

MEDYA İLE REAKTİF İLİŞKİLER

Bu bölüm bir PR uzmanın,gazetecilerin ihtiyaçlarına ya da önemli durum yada olaylara yanıt olduklarından dolayı planlanamayan medya ile ilişkilerini kapsamaktadır. Bu teknikler;

• Gazetecilerin sorunlarını yanıtlamak,
• Beyanlarda bulunmak,
• Endüstriyel gelişmeler hakkında yorumlarda bulunmak,
• Rakiplerin girişimleri hakkında yorumlarda bulunmak.

MEDYAYI TAKİP ETME

• Kendi içinde,
• Basın danışmanlığı şirketleri aracılığı ile
• Takip şirketlerinin yayınları ile,
• Medyanın kendi vasıtasıyla.

PR 'DA YAPMANIZ VE YAPMAMANIZ GEREKENLER

YAPMANIZ GEREKENLER;

• Doğruyu söylemek,
• Görüş belirtmeden önce gerçeği öğrenmek,
• Başlangıç ve bitiş tarihlerini öğrenmek,
• Sözlerinizi tutmak,
• Sözlerinizden alıntı yapılmasına hazırlıklı olmak,
• Ne söylediğinize çok dikkat etmek,
• Basın bildirilerinin kopyalarını 2 kez kontrol etmek,
• Gazeteciye sözlü yada yazılı olarak vereceklerinizi iyice kontrol etmek.

YAPMAMANIZ GEREKENLER;

• Yalan söylemek yada gerçekleri saklamak.(ortaya çıkar!!)
• Abartmak, aldatmak(gerekli olmadıkça!!)
• Tarihlere uymamak,
• Açıklama yapmadan fikrinizi değiştirmek,
• Gerekli olmadıkça "yorum yok"demek,
• Konusurken "kaydetmeyin"demek
• Sözcülüğünü yaptığınız kişiler tarafından onaylanmamış şeyleri göndermek,
• Gazetecilerin sizin ne dediğinizi anladığınızı varsaymak,

1-İyi medya ilişkilerinde prensipler,
2-Hedef medyayı belirlemek
Hedef medyanız hakkında bilmeniz gereken esaslar,
İlişkiler kurmak ve geliştirmek,
3-Bildiri çeşitleri
4-Haber bülteni
Haber bülteni nedir?
Medya nasıl kullanılır?
Bir bülteni oluşturmak
Bir bülteni yazmak
Düzenlemelerle ilgili noktalar
Eknik noktalar ve yerleşim
Bülten yazıldıktan sonra..
Bültenin çıkarılmasını zamanlamak,
Dağıtım
Diğer noktalar
Bazı sık sık yapılan hatalar
5- Medyanın sorularını yanıtlamak
6-Röpörtajlar
7-Fotoğraflar
8-Başlık
9-Medyayı bilgilendirme
Geçmişle ilgili bilgi paketi
Makale ya da haberin yer alması
10-Dikkat çekici noktalar
11-Ortaya çıkacak editörel fırsatlar
12-Basın konferansı/brifingi
13-Medya ile ilişkilerin özeti

MEDYA İLE İYİ İLİŞKİLERDE PRENSİPLER

Medya ile iyi ilişkiler kurmada temel prensipler;

Medyayaya hizmet verme-medya ile işbirliği yapın,iki yönlü bir ilişki oluşturun,

Güven için iyi bir intiba yaratma :tam ve doğru materyal,nerede ve ne zaman isteniyorsa sağlanmalıdır. Böylece gazeteciler doğru ve tam bilginin kaynağını bilecekler ve 2 yönlü bir ilişki sağlanacaktır.

İyi belgeler oluşturma- örneğin iyi ,enteresan ve yeniden düzenlenebilir resimler uygun olur. Ayrıca basın bildirileri tekrar yazılmaya yada düzenlemeye ihtiyaç göstermeyecek şekilde hazırlanmalıdır. Bir gazete editörü bir bildirinin sadece baş kısmına göz gezdireceğinden,söylemek istediğimiz anahtar kısımları ilk paragrafta söylediğinizden emin olun.

Materyal temininde işbirliği yapma:örneğin talep edildiği zaman basınla röpörtajlar ayarlayın.

Gerçeklerin kanıtlanmasını sağlama:örneğin gazetecilere kuruluşu görmeleri için izin verme.

Kişisel ilişkiler kurma:bu karşılıklı profösyonel saygıya dayanmalıdır. Gazetecilerle düzenli ilişkinizi sürdürün,onlara bilgi sağlamaya devam edin. Birçok gazeteci için sadece önemli bir hikaye gündeme geldiğinde onlarla ilişki kurmak küçültücü bir durumdur.

HEDEF MEDYANIZI TANIMAK

Bir kere hedef medyanızı belirledinizmi onun karakteristiklerini ve araçlarını da tanımalısınız.

HEDEF MEDYANIZI TANIMADA TEMEL NOKTALAR

Çıkaran kişiler-hedef gazetecilerinizin isimleri , işletme ,eğitim ekonomi, vs konularında uzmanlaşmış olanlar.

Editörün politikası ve stili: yayının genel bakış açısı ve bastıkları materyalin çeşidi. Örneğin işletme buluşmaları ile ilgili geniş detaylara yer veriyor mu?sürekli bir işletme ve yönetim ,personel bölümü var mı?yerel yayınlarınızı sürekli takip etmek suretiyle bir hikayenin kendi alanınızda neler yapabildiğini fark edeceksiniz.

Yayının basım sıklığı:günlük,haftalık,aylık,3 aylık vs. günlük basım halinde,basım sayısının bilinmeside önemlidir.

Bildiri tarihi:bir sonraki yayın için materyal temininde son tarih ya da zaman nedir?son tarihi kaçırdığızı biliyorsanız ,bilgi göndermeyin.

Ulaştığı alan: ne kadar alana yayılmakta?

Okuyucu profili:hangi çeşit insanlar yayınları okuyorlar?yaş grupları,cinsiyet sosyal seviye,meslekleri,özel ilgi alanları vs.

Dağıtım yöntemi: perakende,abonelik,kapıdan satış,kontrollü dağıtım(seçime ve talebe göre posta yoluyla)

Reklam departmanlarını,istediğinizde birçok yayın kuruluşu size yukarıdaki bilgileri içeren bir "medya paketi"göndereceklerdir. Birçok programları için,bağımsız yerel radyo ve tv istasyonlarından izleyici yada dinleyici profilini öğrenebilirsiniz.
Tüm esas isimleri,adresleri,telefon,faks ve internet detaylarını içeren bir medya veri bankası oluşturun ve devamlı güncelleyin.
Olabildiğince çok kaynaktan bir medya listesi derleyin. Güncelleştirilmiş medya yönetiminin yararını gözden kaçırmayın.

BİLDİRİ ÇEŞİTLERİ

Basın bildirileri ya esas haberi ya altyapı haberlerini ya da bazen ikisinin karışımı haberleri içerir.

Haber bildirisi: Genelde esas haberlerdir. Bu yüzden genellikle yeni standartların geliştirilmesi,dönemlik değişimler,personel değişimi vs. ile ilgilidir. Bunlar ya "acil"(hemen yayınlanan) ya "ambargolu" (belirtilen tarihten önce yayınlanmayan)dır. Bir ambargo, bir hikayeyi özel bir günde ve tüm medyada yayınlatmak istediğinizde ,fakat gazetecilerin bunu bildiğinden ve ilgi gösterceklerinden emin olmak istediğinizde kullanılır. Medyanın amborgaya uyma zorunluluğu yoktur.Hikayenin bir değeri yoksa gözardı edilebilir. Bu yüzden ambargolar çok önemli haberler için saklanmalıdır.

Altyapı haberleri: Bu bir haber bildirisini destekleyebilir ya da yalnız yer alır. Genelde, bir haber bildirisinin parçası olan fakat onun içinde yer alamayacak kadar uzun ve kompleks teknik ayrıntılar içerir. (buna rağmen buradaki bazı bilgiler,kısaca haber bildirinde tekrarlanmamalıdır.

Örnek olaylar: Bunlar genellikle haber bildirisi olmayıp müşteri hikayeleridir. Ve daha çok altyapı bildirisinin başka bir şeklidir.

Fotoğraf haberi: Genelde "abartılı" ve "sansasyonel"editöryel haberlerdir. Bununla birlikte fotoğrafçı açısından altına yazmak üzere yeterli bilgiyi içermelidir.

Basın KİT'leri: Bir yada birden fazla bildiriden olusurlar;genelde bir haber bildirisiyle başlar ve altyapı haberleri,fotoğraflar,broşürler vs ile tamamlanırlar.




HEDEF MEDYANIZI TANIMAK

İLİŞKİLER KURUP GELİŞTİRMEK

• Gazeteciler kendi bölümleriyle ilgili uzmanlarla kurulan iyi ilişkilere güvenilirler ki ,işlerini yapabilsinler. Zamanı geldiğinde medyanın size,sizin ona ihtiyacınız olduğu kadar ihtiyacı olur,fakat iyi ilişkiler kurmak muhtemelen onlardan fazla sizin çabanızı gerektirir.
• Güvendiğiniz gazetecileri bir altyapı brifingi için davet edin.
• Ulusal gazetelerde de neler yazdığına bir göz atın,çünkü yerel gazeteler ulusal bir hikayeye de yerel bir bakış açısıyla yaklaşacaklardır.
• İlk ilişkiyi birkere kurdunuz mu,sürekli ve düzenli ilişkinizi sürdürmelisiniz. Hedef,yerel medyanın sizi bazı konular için,hatta gerektiğinde bir alıntı konusunda arayabilecek kadar iyi tanımasını sağlamaktır.
• Belli başlı konularda kendinizi uzman sıfatıyla benimsetebilirsiniz. Örneğin ,yeni çalışanlar istihdam edileceğinde personel ve eğitim konuları ile ilgili. Gazetecilerle ilişkinizi,bazı konularda yorumuna başvurulacak kişi olarak akla gelecek şekilde sıcak tutmalısınız.


HABER /MEDYA BİLDİRİSİ

Haber Bildirisi Nedir?

Haber ya da medya bildirisi,medya ile ilişkilerde en çok kullanılan araçlardan biridir. Haber bildirisi genellikle basın bildirisi yerine kullanılır. Fakat bu terim radyo ve televizyonun önemini dikkate almamaktadır.
Haber bildirileri genellikle beklenen sonuçlara ulaşmada başarısız olmaktadırlar. Çünkü;

• İlginç ya da esaslı haberle içermezler,
• Kötü bir şekilde yazılmış ve sunulmuşlardır,
• Zamanlamaları kötüdür.
• Hedef yayın için uygun değillerdir.

Bazı haber bildirileri mevcut bir ürün yada hizmete değişik bir bakış açısı getirirler. Muhtemelen yeni bir uygulama alanı ya da kullanıcı için yeni bir fayda gibi.

MEDYA,BASIN BİLDİRİLERİNİ NASIL KULLANIR?

Basın bildirisinin,ele alınış şekli ve çeşitli insanların bakışları açısından üç amacı vardır.
İlki;bir haber bildirisi bir yayın kuruluşuna ulaştığında onu ilk okuyan haber editörü ya da diğer editöryal yöneticilerdir. Bunlar aşağıdaki basit soruya yanıt olarak hızlı bir değerlendirmeye(genellikle 5 sanıyen az) dayanan ilk ve en önemli kararı vereceklerdir.

Okuyucularım bununla ilgilenecekler mi?

Yanıt hayır ise ,bildiri direkt çöpe atılacaktır.
Yanıt evet ise ,bildiri gerçekte hikayeyi hazırlayan muhabire geçecektir.

İkinci-muhabirin bildirinin içeriği ile ilgili daha fazla sorusu olabilecektir. Bildiri,gazetecilerin size bir daha geri dönmelerine gerek bırakmayacak şekilde gerekli tüm bilgiyi içermelidir.
Bildiri, tüm gerekli noktaları gazeteciye açık,özlü bir ifade ile aktaracak şekilde bir işletme belgesi olarak görülmelidir.
Bu ürünü abartmak yada işletmenın başarılarını vurgulamak için bir fırsat değildir. Esas hedef bildirinin kelime kelime tekrar düzenlenmesi değil,hikayenin aktarılmasıdır.
Üçüncü-bildiri müşterinin (hesabı ödeyen) ya da eğer departmandan geliyorsa ,firma yönetiminin onayı ile bağdaşmalıdır.
Zorluk,bu üç ihtiyacı da bir belgede dengeleyebilmektir. Şunu gözden kaçırmayın ki ,esas amaç bildirinin içeriğinin yayınlanmasıdır,bu yüzden ilk olarak gazetecinin ihtiyaçları gözönüne alınmalıdır.
Gazeteciler 3 şeyi okuyuculara iletmeye çalısırler. Yayınladıkları hikaye;

• Yeni-olaylar eski yada bilinen olmamalıdır,
• Alışılmadık- okuyucuların yanıtı "eee yani"gibi olmamalı,
• İlginç- dikkat çekici olmalıdır.

HABER BİLDİRİSİ VE E-MAIL;DİJİTAL HABER BİLDİRİSİ

Haber bildirileri artan bir şekilde web sitelerinde yer almaya başladı ve birçok gazeteci onları e-maıl olarak almayı tercih ediyorlar. Az bir değişiklik dısında e-mail ile gönderilen bildirilerin formatı aynı kalıyor. E-maıl 'kullanmanın önemli avantajları şunlardır;

• Hız ve özgünlük: gazetecinin e-mail adresini biliyorsanız bildiri direkt ona gider.
• Çok sayıda e-maıl farklı birçok gazeteciye gönderilebilir.
• Gazeteciler e-mail ile gönderilen yazıları yeniden düzenleyip yerleştirebilirler ve ayrıca ilave olarak gönderilen başka birçok dosyayada başvurabilirler.
• Gazeteciler bir e-maili kolayca yanıtlayabilirler.

BİR BİLDİRİYİ OLUŞTURMAK

Gazetecilerin belli bir haber yazma stili vardır. Bu direkt haber ile ilintilidir. Eğer bu şekilde bir bildiri oluşturursanız,başarılı bir yayın için şansınızı arttırmış olursunuz.
Haber bildirisi yazmada planlama aşaması önemlidir. Kendinize şu soruları sormalısınız;
• Bunu kimin için yazıyorum?okuyucu
• Ne söylemek istiyorum ?hikaye
• Hikayeyi desteklemek için hangi faktörlerim mevcut?gerçek olmalı
• Bildirinin amacı nedir?mesaj

Önemli noktaların hedef yayın kuruluşuna uygunluğunu belirlemelisiniz,olayları önem sırasına sokmalı ve kısa özet bölümler halinde yazdıklarından emin olmalısınız.işleri mantıklı bir şekilde sıralayın,hataları kontrol edin ve uygun bir otorite tarafından onaylandığından emin olun.

BİR BİLDİRİYİ YAZMAK-BAZI ALTIN KURALLAR

• Şu soruyu yanıtlayın-bu ilk paragrafın sonunda okuyucunun ilgisini çeker mi?
• KİM,NEDEN,NE,NEREDE ve NEZAMAN sorularını(ideal olarak)ilk paragrafta yanıtladığınızdan emin olun.
• Giriş,bir bildirideki en önemli kısımdır ve hikayedeki esas noktayı vurgulamalıdır. Hikayenin kalan kısmı giriş bölümünden anlaşılmalıdır.
• Şunu unutmayın ki,ortalama bir basın bildirisi meşgul gazeteci tarafından yaklaşık 5 sanıyede taranır.
• Hikayeyi basit ve özet olarak ,faydalarına yoğunlaşarak anlatın
• Üstün şeyler yazmaktan harika,mükemmel gibi sıfatlar kullanmaktan kaçının,editörler abartıdan nefret ederler.
• Basit kısa ifadeler kullanın ve bildiri boyunca yazım stiliniz sabit kalsın. Her paragrafta bir mesaj yada fikire yer verin.
• Ek olarak ekstra bir bilgiye sahipseniz,"editör için notlar"olarak ayrı bir sayfada sunun.
• Bildiriyi işletmenin ürünü ya da hizmeti için bir reklam aracı olarak kullanmaya yada yazmaya çalışmayın.
• Herzaman,eğer alıntı bir otoriteye aitse,alıntılar kullanın.
• Pasif yerine aktif kelimeler kullanın ve gelecek zamanda yazın.
• Bildiriyi tek sayfa olarak yazmaya çalısın,buna rağmen 250 kelimeye kadar çıkabilirsiniz. Detaylar gerekmediği sürece 2 sayfanın üzerine çıkmamalı.
• Başlığı basit tutun ve fikri yada hikayeyı bir bakışta anlattığından emin olun. Editörler genelde kendi başlıklarını kullanmayı tercih ederler.
• Zamanlamaya dikkat edin-son tarihi geçmiş bir bildiriyi göndermenin hiçbir anlamı yoktur. Ambargodan kaçının.
• Gazetecilerin adlarını bildiğinizden emin olun ve kayıtlarınızı güncelleyin.
• Ürünün bir örneğini gönderin ,özellikle bir kitap yada gıda maddesi ise…
• Gerekiyorsa,onur kırıcı bir yayın olmadığına dair bir avukata kontrol ettirin.

TEKNİK NOKTALAR VE YERLEŞİM:HABER BİLDİRİSİ FORMATI

• Bir A4 ün tek tarafını kullanın(asla 2 tarafını kullanmayın)
• Sıralar arasında iki boşluk bırakın
• Kolay okunması için yazıyı sol ve sağ taraftan aynı hizada tutun,
• Bildirinin sağ üst köşesine ve sonuna tarih atın,
• "acil" yada "ambargolu"ise ilk sayfada belirtin,
• Bildirinin yayınlanacağına dair açık bir ifade ile A4 kağıdın üst tarafında yer almalı "BASIN BİLDİRİSİ" ya da "MEDYA BİLGİSİ"
• Başlıkları büyük harflerle yazın,iki satırı geçmesin,
• Okunabilir bir yazı tipi seçin,genelde 12 punto
• Sağ ve sol taraftan en az 1 inchlik boşluk bırakın
• Yazıyı paragraflara bölün,sol tarafa yaslayın satır başı yapmayın,.
• 1 den 9 a kadar rakamlar harfle yazılır.
• Özel işaretler kullanmayın(% yerine yüzde yazın)
• İlk seferde kısaltma kullanmayın.
• Bir cümleyi yada paragrafı sayfalar arasında bölmeyin.
• Sayfaları numaralandırın ve en alta 1 in devamı 2nin devamı vs.yazın.
• Bildirinin sonuna "bitiş" yada "bitti" yazın
• Daha fazla bilgi için bağlantılı isimleri ve numaraları verin. Gerekirse gazetecinin size 24 saat ulaşabileceği bir numara ekleyin.
• Direkt alıntı için tırnak işareti kullanın.
• Bazen haber bildirileri bazı spesifik haberler içerir. Bunlar önemli bir bağlantı ile ilgili adres ve telefon numaraları yada buluşma yeri veya tarihi gibi değişikliklere ilişkin bilgi içerebilir. Eğer bu "operasyonel not" tipi bir durumsa ,bildirinizin tepesınde sol tarafta hizalanmalıdır.



Bildiriyi yazdıktan sonra;

• Bir meslektasınıza bildirinn yazımını,şeklini ve içeriğini ikinci kez kontrol ettirin.
• Bildiriyi,görmesi gereken herkese onaylattığınızdan emin olun. Yanıtları için onlara süre verin.
• Bildiride alıntı yaptığınız kişlerin,gazeteciler isterlerse,daha fazla bilgi vermeye hazır olduklarından emin olun. Doğru insanlarda,başvurmak üzere,bildirinin bir kopyası olduğundan emin olun.
• Bildiriyi yayınlayan kuruluşun,bir tepki için yerel olarak bağlantı kurulmasının gerektiği haller için,eğer varsa şubelerinin de bildirinin bir kopyasına sahip olduklarından emin olun.
• Bildiriyi gönderdiğiniz yayın kuruluşlarının uygun olduklarından emin olun.
• Aynı yayın kurulusuna bildirinin birden çok kopyasını göndermeyin.
• Bir resim gerekliyse,önce resim masasına ve editöre sonra gazeteciye yollayın.
• Kelimelerin altını çizmeyin yada eğik yazmayın.

Bildirinizin akibetini merak edeceksiniz fakat gazetecilere şu soruları asla sormayın;

• Ürününüz ya da hizmetinizle ilgili basın bildirisi elinize ulaştı mı?
• Kullanacak mısınz?
• Kullandınız mı?

Yayın kuruluşunun gerçekte bildirinizi nasıl almak istediğini belirleyin,sizin onu göndermek istediğiniz gibi değil..
• Posta
• Faks
• e-mail
• ISDN

BASIN BİLDİRİLERİNİN ÇIKARILIŞININ ZAMANLANMASI

• Bildirileri sadece gerçekten gerekli olduğunda yolamaya çalışın. Eğer sadece tek önemli yayın kuruluşuna ulaşmaya çalışıyorsanız,bir gazeteciye kişisel olarak yaklaşmaya çalışın. Bu karşılıklı ,üretken bir ilişkinin başlangıcı olabilir.
• Mümkünse bildirileri cuma günü yollamayın.
• Fazla abartılı" bildiriyi özel giyimli kuryeyle gösterişli paketlerle göndermek ya da ürünün çok fazla örneğini göndermek gibi "olmamaya çalışın. Bunun bildiriyi yayınlama şansına etkisi az olacaktır.
• Bildiriyi gerçekten çok acilse"örneğin hükümetin yeni bir duyurusuyla ilgili bir yorum gibi"mümkün olduğunca çabuk direkt yayın kuruluşuna fakslayın yada e-maıl ile gönderin.

BAZI ÖNEMLİ TAVSİYELER

Bir hikayenin haber değeri ile ilgili tereddütleriniz varsa,herzaman gazeteciyi arayabilir ve bir bildiriyi yazmadan önce onun görüşünü alabilirsiniz.
Unutmayın ki,hikayelerine kişisel bir bakış açısı katacakları zaman,alıntılar gazeteciler için çok önemlidir.
Bir bildiri bir kere yayınlandı mı daha fazla referans için bir daha size geri dönülmez. Yazılanlar kesin ve tam,numaralar kontrol edilmiş,kişilerin isimleri ve başlıklar doğru olmalıdır.
Bildirinin yaratabileceği herhangibir soru işaretine karşı çok çabuk yanıt verin. Gazeteciler,bir hikayeyi yazmaya istekli olmadıkları sürece ,insanları aramaya pek hevesli değillerdir.
Hiçbir zaman bir gazeteciye bitiş tarihi kaçırtmayın. Bu kitaptaki en büyük suçtur ve böyle bir durumda hiçbir zaman af edilmezsiniz.
Eğer bir telefon numarası yayınlandıysa,işletme personelinin halktan gelen telefonları beklediğinden ve yanıt için bilgilendirildiğinden emin olun.
Hiçbir zaman,basılmasını istemediğiniz bir şeyi bildiriye koymayın. Unutmayın ki "off the record-yazılmaması koşuluyla" diye bir şey yoktur.

NE ZAMAN İŞLER YOLUNDA GİTMEZ

• Bildiri yayın kuruluşu için uygun değildir.
• Bildiri ilginç haberler içermemektedir.
• Bildirinin içeriği uygun olmamakla beraber sıkıcıdır.
• Bildiri çok fazla "reklama" benzemektedir.
• Esas haber çok derinlerde gizli kalmıştır.
• Bildiri çok geç yada yanlış kişilere ulaşmıstır.
• Gazetecilerin telefonlarına yanıt verilmemektedir.
• Çok fazla teknik içerik bulunmaktadır.
• İçerikte gazeteci değil,müşteri hedeflenmiştir.




DİĞER TAVSİYELER

• Bir hikaye ile ilgili tereddütünüz varsa,bir gazetececiye telefon açın ve genel olarak haber değeri ile ilgili fikkrini sorun.
• Bilginin resmi bir ifade olarak alınabileceğini ve tanınan bir kişiye yada sadece isimsiz bir basın sözcüsüne atfedilebileceğini unutmayın. Alternatif olarak gazeteciye kaynak bildirilmediği sürece bilginin kullanılabileceğini söyleyebilirsiniz.
• Bir gazeteciye telefonla bilgi verirken,unutmayın ki isimler ve istatistikler yanlış anlaşılabilir;herzaman gazetecinin bunları doğru anladığını iki kere kontrol edin.
• Herzaman ek bilgi talebine çabuk yanıt verin. Planlanan zamanda gazeteciye geri dönün ve istenen bilgiye sahip değilseniz,olabildiğince çabuk bunu bildirmeye çalışın.
• Bir okuyucunun sorusunu yanıtlayabilmek için telefon numarası bırakmak önemlidir. Bunu yapıyorsanız,personelinizin ilgili konu hakkında bilgilendirilmiş olduğundan emin olun.
• Orjinal bildiride yer almayan fakat,bildiriyi takip ederken gazeteciye sunabileceğiniz bazı ilave konuları geliştirmek suretiyle çeşitlilik yaratın.
• Basılmış bir halde görmek ya da başkasından duymak istemediğiniz bir şeyi asla gazeteciye anlatmayın. "OFF RECORD"yorum diye birşey yoktur.









SIK YAPILAN HATALAR

Aşağıda bir gazetecinin basın bildirinizi reddetmesindeki muhtemel sebepler yer almaktadır;

• Bildiri çok uzundur(hikayeyi haber bildirisi,altyapı haberleri gibi alt bölümlere ayırın)
• Tüm gazetecilere benzer hikayeler yazma(farklı açılardan tekrar yazın)
• 5 N ye dikkat etmeme
• Hikayenin çok abartılı yada aldatıcı olması(gerçeklere sadık kalın)
• Hedefinizin zayıf yada belirsiz olması(hedefinizden emin olun)
• Haberleri hikayenin derinliklerine gömme.
• Cümlelerin ve paragrafların çok uzun olması.
• Çok fazla teknik yada anlaşılmaz kelime kullanma.
• "Kurnazca"yazma.
• Kötü bir yerleşim.

MEDYANIN SORULARI İLE KARŞILAŞMA:REAKTİF

• Bir gazetecinin beklenmeyen bir telefonu karşısında;
• Herzaman işbirliği yapmaya çalışın-herdurumda nasılsa bir hikaye yazacaklardır.
• Cevabınızda acele etmeyin,gerçeği öğrenin ve geri arayın.
• Yanıtları tahmin etmeyin, öğrenin ve geri arayın.
• Geri aramadan önce vermek istediğiniz iki yada üç mesajı planlayın.
• Eksileri artıya çevirin.
• Mümkünse muhabirlere yeni birşeyler verin.
• Asla "off the record"ifadeler kullanmayın.
• Düz,teknik olmayan bir dil kullanın.
• Tutumunuzun farkında olun-savunmada yada muhalif gözükmeyin.
• Basılmadan önce bir haber hikayesini görme talebinde bulunmayın-bir gazeteci nadiren bir hikayeyi açığa vuracaktır.
• "Yorum Yok" demeyin-bu negatif bir pozisyon olarak değerlendirilebilir ve sakladığınız birşeyler var imajı yaratabilir.
• Bir bilgiyi vermek mümkün değilse,bunun için bir sebep gösterin-örneğin "bununla ilgili bir kayıdımız yok"ya da size bu konuda yardımcı olabilecek biri var,neden…… aramıyorsunuz?
• Herzaman mümkün olduğunca yardımcı ve açık olun.

RÖPÖRTAJLAR

Eğer yerel medya ile bir röpörtaj gerçekleştiriyorsanız,herzaman uyulması gereken belli başlı noktalar vardır;
• Röpörtaj ofisinizde olacaksa,kendinizi rahat hissedebileceğiniz bir odada olmasını sağlayın. Yolculuk etmek zorundaysanız,tam zamanında varacağınızdan emin olun.
• Dürüst olun. Mümkün olduğunca kesin ve direkt yanıtlar verin,asla yalan söylemeyin yada gerçeği saklamayın.
• Sorunun yanıtını bilmiyorsanız bunu söyleyin ve daha sonra gazeteciye geri dönün.
• Çok kurnaz olmaya veya soruların etrafında dolaşmaya çalışmayın. Sadece kendini beğenmiş görünürsünüz.
• Mümkün olduğunca sakin ve doğal olun;rahat olur ve savunmada olmazsanız,yanıtlarınız ve görüşleriniz daha inandırıcı gözükecektir.


FOTOĞRAF

Fotoğraf ,halkla ilişkilerin önemli bir yönüdür. Bilginin iyi resimlerle süslenmesi gerekir. Resimler genelde kelimelerden daha iyi bir anlatıma sahiptir.
Sayfaları daha çekici kılmayı sağlayan resimler editörlerin hoşuna gider ve bir haber oluşturmak için bir hikayenin bir fotoğrafla süslendiği durumlar olacaktır.
Fotoğrafçılar yerel olarak ya da fotoğraf ajansı vasıtası ile istihdam edilebilirler.

FOTOĞRAFÇININ BİLGİLENDİRİLMESİ

• Fotoğrafçıya ne tür bir çekim ,portre,grup,hareketli vs istediğinizi anlatın. Fotoğrafın yanısıra hikayeyle ilgili de biraz bilgi verin.
• Medya için hangi ölçüde fotoğraflar gerektiğini kontrol edin ve bunu fotoğrafçınıza bildirin. Fotoğraf ölçüleri genelde inch cinsinden verilir;örneğin ,portre için "5X7" ve grup çekimleri için "6X8" .çoğunlukla yerel medya siyah beyaz fotoğraflar ister,fakat bunu önceden kontrol edin.
• Tereddüt halinde ,fotoğrafçınızdan 35 mmlik renkli negatif film kullanmasını isteyin. Bundan hem renkli hem de siyah beyaz baskı almak mümkündür.
• Fotoğrafçıya çekim zamanı ve yerini söylediğinizden emin olun ve ona vardığı yerde bir bağlantı ismi verin.
• Fotoğrafçıya en son baskı tarihini söylemeyi unutmayın. Bunun maliyetlere etkisi olabilir. (zamanın kısıtlı olduğu durumlarda)
• Fotoğrafçıyı bilgilendirirken,resmin nasıl gözükeceğini düşünün-açıları ,ışıklandırma problemlerini yada fotoğrafa olumsuz bir etkisi olabilecek arka plandaki alışılmışın dışındaki nesneleri hesaba katın.